Организация структуры чатов и разработка регламентов для медицинского центра (для всех)

Ветеринарный центр (несколько филиалов) использует в своей работе WhatsApp , а именно набор чатов для общения между сотрудниками и подразделениями. В настоящее время существует 92 чата в WharsApp и 10 чатов в Telegram , которые охватывают различные специализации (кардиология, терапия, хирургия, административные чаты, чаты колл центра, чаты руководства, финансового отдела и т.д.). Некоторые чаты пересекаются, и участники дублируются. Это создает путаницу и неудобства. Цель проекта - Создать общую систему общения сотрудков только на одной платформе в ТГ., удобную и понятную структуру чатов и каналов. - Разработать регламенты и инструкции для пользователей и администраторов. Определить какое кол-во ботов потребуется и какие они должны быть и в каких чатах и каналах. 2. Задачи для специалиста 1. Анализ текущей ситуации - Провести анализ существующих чатов: - Количество чатов, их тематика, участники. - Выявить пересечения и дублирование. - Определить основные проблемы (путаница, неорганизованность, дублирование информации). 2. Разработать структуру чатов - Создать иерархию чатов - Общие чаты или каналы (для всех сотрудников). - Чаты по специализациям (кардиология, терапия и т.д.). - Тематические чаты (диагностика, экстренные случаи, обучение, адаптация новых сотрудников и др). - Пересекающиеся чаты (для совместного обсуждения вопросов между специализациями). - Предложить использование каналов для важных объявлений и документов как общего на сеть клиник, так в каждой группе. - Рекомендовать (создать) ботов для автоматизации (модерация, уведомления, опросы). 3. Написание регламентов включает в себя - Разработку правил использования чатов - Как создавать чаты. - Как добавлять участников. - Как использовать хэштеги, закрепленные сообщения. - Создать инструкции для пользователей - Как находить нужные чаты или помошник бот. - Разработать инструкции для администраторов чатов и каналов: - Как управлять чатами. - Как архивировать неактивные чаты. - Как настраивать ботов. 4. Тестирование и внедрение в работу - Предложить план внедрения новой структуры - Создание чатов и каналов. - Добавление участников. - Обучение сотрудников. - Провести тестирование структуры на небольшой группе пользователей. - Внести корректировки по результатам тестирования. 5. Поддержка на первых этапах внедрения - Оказать поддержку в течение 30 дней после внедрения, а именно - Корректировка структуры по мере необходимости. - Ответы на вопросы сотрудников и др. 3. Требования к специалисту 1. Опыт в создании таких структур - Работа с мессенджерами (Telegram, WhatsApp и др.). - Создание регламентов, инструкций и технической документации. - Организация процессов и структурирование информации. 2. Навыки - Умение анализировать и систематизировать данные. - Навыки технического писателя (четкость, понятность, структурированность текста). - Понимание принципов управления проектами. 3. Нам важна адекватная и быстрая Коммуникация с исполнителем,ответы на вопросы и др. - Готовность вносить изменения по запросу. Сроки реализации проекта обсуждаемы с исполнителем.