Нужно, создать базу данных на Access, сама база будет находится в папке которая расположена в общей сети. У пользователя должен быть файл access, который не хранит информацию локально, а подключается к базе которая расположена в сети. При запуске файла будет окошка авторизации логин и пароль.
После авторизации будет вариант выбора направления категорий информации из четырех вариантов. Далее выбор раздела. Схема будет предоставлено исполнителю.
Права на редактирование будет выдаваться отдельно по регистрации пользователей. Желательно, чтобы у пользователей были права сменить пароли.
Категория прав пользователей: Только чтение Все разделы, Только чтение по разделам, Добавление записей, Редактирование и удаление записей, и у администратора Просмотр и добавление пользователей.